Uso del software de gestión de miembros para gestionar eventos

Posted by admin on January 22, 2013

Las organizaciones de afiliados con frecuencia eventos de acogida, si son una obra de caridad, sociedad, club, gimnasio, iglesia o asociación, es probable que la celebración de eventos específicamente para sus miembros. Estos eventos podrían ser tan pequeños como una reunión entre 10 miembros, o un evento de recaudación de fondos a gran objetivo de su composición entera.

Eventos comunes incluyen:

Juntas Generales (asamblea general anual)
Conferencias
Reuniones
Entregas de premios
Presentaciones
Recaudación de fondos

Mantenimiento y gestión de eventos es una parte importante de la gestión de los miembros. Además de ser una excelente plataforma para la comunicación abierta, que son una manera en que las organizaciones miembros pueden aumentar la participación de los miembros. Es importante que los miembros se sienten como si se están beneficiando de sus miembros y la celebración de eventos regulares es una excelente manera de agregar valor y promover la participación de los miembros.

Organización de eventos puede ser un proceso largo y complicado. Hay muchos aspectos que intervienen en la gestión de un evento, pero por lo general se pueden resumir en tres apartados:

Organización de eventos

– La reserva de un lugar / habitación
– Gestión de los presentadores
– La organización de catering
– Presentación y contenido de la preparación

Evento de asistencia

– Invitar a los miembros relevantes
– Gerente de inscripción (a través del teléfono, carta, fax, correo electrónico y página web)
– Seguimiento de la asistencia a los asistentes

Event Review

– ¿Qué tan exitoso fue el evento?
– ¿Cuántas personas asistieron?
– ¿Cuál fue el retorno de la inversión (ROI) del evento?

Muchas organizaciones de membresía están recurriendo a soluciones de software de gestión de afiliación a la gestión de sus miembros. Además de gestionar todas las áreas de participación de los miembros, soluciones de alta calidad cuentan con una suite de gestión de eventos integral de herramientas que permiten a las organizaciones miembros para gestionar y controlar los procesos de eventos anteriores. Muchas de estas tareas se pueden automatizar, permitiendo que el organizador de centrarse en tareas más estratégicas.

Planificación de eventos

Para ejecutar con éxito los eventos, los organizadores de eventos deben ser capaces de gestionar la organización de aspectos como el lugar de celebración, proveedores y equipos. Miembros de soluciones de software de gestión se han construido en herramientas que ayudan a gestionar el proceso de planificación de eventos. Estas herramientas ayudan a gestionar cada caso, ofreciendo un calendario de eventos se detallan los recursos reservados y los recursos disponibles.

Por ejemplo, catering puede ser añadido al sistema bajo la lista ‘de proveedores. De esto, los organizadores de eventos puede proporcionarles un informe que confirme el número de miembros que asistan y sus requerimientos dietéticos. Esta es una tarea que puede ser actualizado de forma automática cuando se produzcan cambios o modificaciones se hacen.

Evento de asistencia

Asegurar que los miembros correspondientes son invitados a los eventos es de vital importancia si el evento va a ser un éxito. La integración de la solución de gestión de afiliación a la base de datos de miembros o una solución de CRM facilita a los organizadores de eventos para seleccionar el grupo correcto de los destinatarios.

También es importante ser capaz de llegar a los miembros en un formato que es más adecuado para ellos. Muchas personas ahora prefieren comunicarse a través del correo electrónico, por lo tanto es importante que las organizaciones de membresía son capaces de enviar invitaciones por correo electrónico a los miembros, y les permitirá registrarse en su propio sitio web.

Invitaciones por correo electrónico no sólo son rápidos y fáciles de usar, sino que también son muy rentables y cuentan con una menor huella de carbono que las tradicionales invitaciones de correo directo. Soluciones de gestión de membresía todos vengan con una herramienta de marketing por correo electrónico integrado que se puede utilizar para las invitaciones de eventos, así como la promoción de eventos y seguimiento de las encuestas.

Herramientas de correo electrónico también se puede utilizar para enviar recordatorios automáticos de eventos y actualizaciones de eventos – la disminución de la cantidad de trabajo del planificador de eventos tiene para llevar a cabo ellos mismos.

Soluciones de gestión de afiliación también se integrará en los sitios web, permitiendo a los miembros para registrarse en línea. Formas personalizados de reserva significa que los administradores de eventos se puede recuperar la información que sea relevante para este caso específico. Si el pago es necesario, los miembros pueden pagar en el sitio web, a través de un portal de pago seguro. Al vincular el sistema de financiamiento a la solución de software de composición, que se actualizará automáticamente, la eliminación del equipo de finanzas del circuito.

Event Review

Revisión de un evento después de su aparición es la única manera de evaluar su éxito. ¿Cuántos miembros asistieron al evento, ¿cuántos tomó la acción deseada (por ejemplo, una compra, renovación de la membresía, etc), ¿qué piensan los miembros del evento? Al responder estas preguntas, los miembros del equipo de gestión puede seguir para mejorar los eventos que posean; aumentando aún más el nivel de valor que proporcionan a sus miembros.

Miembros de soluciones de software de gestión puede ser utilizado para enviar encuestas selectivas de eventos a los miembros que asistieron al evento. Esta es una excelente manera de reunir la retroalimentación. Los correos electrónicos pueden incluir un enlace a una encuesta en su página web, de la cual todas las respuestas y comentarios se rellenan automáticamente en las áreas de información de software de gestión de los miembros. Este conjunto de herramientas de información permitirá a los gestores de miembros para tomar los datos de las encuestas y las estadísticas de otros y convertirlos en conocimiento significativo. Los informes estándar se pueden configurar para supervisar los eventos regulares. Además, los informes personalizados se pueden crear para adaptarse a los acontecimientos más a medida.

Directivos del club se preguntó continuamente para determinar el retorno de la inversión (ROI) de los eventos que tienen para los miembros. Mediante el uso de la suite de informes de las herramientas que vienen con las soluciones de gestión de afiliación, su equipo será capaz de profundizar en una cuestión de segundos a los datos contenidos en el sistema, y ​​utilizar esto para analizar el verdadero valor de sus eventos.

El avance de la tecnología está haciendo que sea más fácil para las organizaciones de afiliación a la gestión de sus miembros. En el actual clima económico, con el fin de alcanzar y retener a los miembros, es vital que las organizaciones miembros de proporcionar valor a sus miembros. Software de gestión permite a las organizaciones miembros a ser más eficiente y eficaz, reduciendo los costos y aumentar el nivel de servicio que pueden proporcionar.

Categories: Software

Comments are closed.