Software de control de documentos deben estar abiertos a todo su contenido

Posted by admin on June 16, 2012

En su búsqueda de un sistema software de control de documentos, que son muchos artículos de los criterios que usted y su empresa tengan que cualquier sistema debe llegar a medir hasta. Teniendo en cuenta la interfaz de usuario, tamaño de la empresa, las especificaciones de hardware, y otros son importantes. Usted y su equipo de búsqueda han creado por una razón: para tomar una decisión informada. Uno de los puntos de los criterios que debería considerar: ¿Qué tan independiente es el software que usted está considerando?

Sé lo que estás pensando. El control de documentos se trata de controlar no la independencia. Estás en lo correcto. El control de documentos se trata de controlar quién tiene acceso y quién no a su contenido de negocio. Ese control no debe dictar a lo que puede o no puede ser almacenado en el sistema de software que está a punto de comprar. Independientemente del formato que está utilizando para el contenido empresarial – Microsoft Office, PDF, dibujos CAD, MP3, video, etc – deben ser capaces de ser almacenados y controlados dentro del software que ha adquirido. Básico, ¿verdad? Sí, sin embargo, hay muchos programas por ahí que no funcionan con la mayoría del contenido de su negocio. Esto puede obligar a tener que comprar caros complementos adicionales, u otro software para cubrir sus documentos de negocio importantes. Lo que comenzó como un simple proyecto empieza a requerir más recursos.

La independencia de documentos o información comercial no se limita a lo que usted almacena en su sistema, pero ¿cómo el software de control de la documentación que se relaciona con la selección de las aplicaciones que utiliza. Algunas preguntas claves que debe hacer:

A. ¿El sistema de software que está buscando en el uso de una estrecha integración o de los programas de fondo que pueden degradar el rendimiento del sistema?

B. ¿Eso estrecha integración a construir la frustración en la experiencia del usuario?

C. ¿La fuerza de la integración en costes adicionales no planificados como la compra de software o licencias adicionales para hacerlo?

Si la respuesta es sí a cualquiera de estas preguntas, entonces el sistema de software que usted está viendo no es lo que le permite la independencia en lo que se desea almacenar en el repositorio seguro. Un sistema de gestión documental independiente, otorga a usted ya sus usuarios la libertad de almacenar el contenido esencial del negocio. Se mantiene la concesión de licencias de software de negocios bajos los costos para el sistema que usted está comprando y reduce los gastos accesorios, así.

Que la naturaleza independiente de la aplicación de un sistema de control de documentos se traduce en la libertad de crecimiento para su empresa. Esto significa que puede crecer con sus cambiantes dinámicas del mercado y ser una fuente de seguridad para la totalidad de su contenido empresarial.

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