Puntos a considerar en la selección de programas de contabilidad de software para organizaciones no lucrativas

Posted by admin on March 14, 2013

Hay básicamente dos tipos de programas de software de contabilidad. No es comercial o con fines de lucro y el fondo de la contabilidad o sin fines de lucro. A pesar de que hay muchos aspectos en común entre las dos categorías, sin embargo, hay diferencias importantes en los procedimientos contables, los requisitos de presentación de informes, y los objetivos de gestión entre los dos tipos.

Una organización sin fines de lucro deben realizar un seguimiento de sus recursos financieros en base a regulaciones y restricciones. Todo sin ánimo de lucro tienen que ser tratados como una entidad independiente que tiene su propio libro de contabilidad general y sus propios ingresos, los ingresos, gastos y balance. Si usted maneja un fondo sin fines de lucro, entonces es necesario para que coincida con sus necesidades contables con los paquetes disponibles de software de contabilidad. El software de contabilidad diseñado para las entidades empresariales comerciales generalmente no es adecuado para organizaciones no lucrativas. Un buen software de contabilidad de fondos tiene que haber sido diseñado específicamente con las organizaciones no lucrativas en la mente, no sólo ser un sistema comercial con superposiciones de contabilidad sin fines de lucro.

Otro punto a tener en cuenta es si el software es un tiempo real o en un sistema discontinuo. Comprobación de los presupuestos y límites de gasto requiere un procesamiento en tiempo real, lo que es más rápido y ahorra tiempo y dinero mediante la eliminación de los pasos de procesamiento adicionales. Otro factor a tener en cuenta es si una base de datos relacional que se necesita para almacenar información. Mucho software de contabilidad de los proyectos se venden sobre la base de bombo en lugar de una necesidad real, bases de datos puede aumentar considerablemente los costos iniciales y la sobrecarga de procesamiento. El software de conectividad abierta de base de datos es mucho más barato y más rápido que las bases de datos relacionales.

Otra consideración es si el software puede manejar al mismo tiempo que tanto en efectivo como los fondos de acumulación de base. Por ejemplo, aunque un fondo general puede ser en efectivo, las ventas especiales pueden ser sobre la base de lo devengado. Otro punto a tener cuidado es si el software puede manejar cantidades de dinero lo suficientemente grande (por ejemplo, números de hasta mil millones de dólares) y no debe imponer un límite en el número de fondos, con la capacidad de pagar las facturas de los fondos múltiples con un solo comprobar. Esta capacidad puede reducir el número de controles que se escriben, y simplificar la contabilidad general. Si la organización no lucrativa tiene varias cuentas de cheques, luego el software debe ser capaz de tener esto en cuenta. Los softwares de contabilidad también debe proporcionar proyectos y seguimiento de la subvención, para habilitar los informes de los diferentes proyectos y subvenciones que se producen de acuerdo a las necesidades específicas y los períodos de presentación de informes dictados por diversos donantes. Para las organizaciones no lucrativas que informan al gobierno, es necesario que las cargas de software de contabilidad de procesos en tiempo real. Además, sin ánimo de lucro necesita tener ingresos y los informes de gastos, además de la presentación de informes habitual utilizado por las entidades comerciales, que representan los ingresos y gastos reales en comparación con los presupuestos. Por último, el software debe ofrecer la seguridad – el acceso a la aplicación debe ser regulada por el usuario y el programa.

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