Llame al software de contabilidad para las grandes organizaciones

Posted by admin on February 4, 2013

Software de tarificación es utilizado por las empresas para capturar, grabar, y las llamadas telefónicas de costos. Sin el software de contabilidad de llamadas, las empresas deben recoger manualmente los datos de llamadas y tienen pocas opciones cuando se trata de la facturación, cobro, gestión o planificación de tiempo de teléfono. Como vamos a discutir más adelante, las empresas pueden utilizar el software de contabilidad de llamadas para todos estos propósitos y mucho más!

La necesidad de software de tarificación

Con el fin de comprender la necesidad de un software de contabilidad de llamadas, vamos a echar un vistazo a un ejemplo ficticio. Supongamos que la empresa XYZ se encuentra en Phoenix, Arizona y cuenta con diez oficinas distribuidas en todo el oeste de Estados Unidos. Supongamos también que la oficina corporativa paga todos los gastos de propiedad, servicios públicos, salarios y otros gastos relacionados con cada sucursal. Al final de cada mes, XYZ envía una factura a tanto alzado detallada a cada gerente de la sucursal se especificarán estos gastos.

Fred Jones, el director general de XYZ, quiere asegurarse de que los gerentes en todos los niveles tienen los informes necesarios para tomar buenas decisiones. Algunos de estos informes incluyen información sobre el uso del teléfono. Por ejemplo, el vicepresidente de ventas necesita un informe de resumen mensual indicando el número de llamadas de ventas salientes se están realizando en cada lugar. Él usa la información contenida en este informe para evaluar el desempeño de cada gerente de la sucursal de ventas y para ayudar a los ingresos previstos de ventas futuras. Rama ventas gerentes necesitan informes diarios y semanales (tal vez incluso datos en tiempo real) para identificar cuántas llamadas están siendo hechas y recibidas, la duración media de cada llamada, la ubicación geográfica de cada vendedor, y la venta promedio por llamada.

A nivel corporativo, el director financiero tiene que asignar los gastos de telecomunicaciones por cada sucursal. A nivel local, el controlador de Poder tiene que asignar los gastos de telecomunicaciones por los departamentos individuales dentro de la rama. El controlador de Rama también debe garantizar que los clientes están siendo debidamente facturados por servicios de consultoría de telefonía prestados por la empresa.

El director de TI necesita un informe mensual que refleja los niveles de uso del tronco en cada lugar a fin de garantizar que el sistema telefónico está funcionando bien, y que la empresa no es la pérdida de llamadas y / o pagando demasiado por las líneas telefónicas (sobre todo que no funciona líneas). El director de TI también quiere asegurarse de que el sistema telefónico no está siendo abusado. El fraude telefónico, el abuso de teléfono de los empleados, y otros riesgos de seguridad potenciales requieren el uso del teléfono a ser monitoreado en forma diaria.

Además de los informes críticos antes mencionados, XYZ tiene que ser capaz de crear informes de llamadas telefónicas en una base, según sea necesario. Fred quiere tener acceso a toda esta información en tiempo real sin tener que gastar mucho dinero.

La solución – software de tarificación

La buena noticia para Fred es que puede ejecutar y programar todos estos informes sin tener que abandonar su oficina. Llame al software de contabilidad, tales como el WIN-SENCE de 32 años, puede proporcionar la información y los informes necesarios para ayudar a XYZ tomar las decisiones de negocios lo mejor posible lo que se refiere al desempeño de teléfono y actividad.

Al instalar el software de contabilidad de llamadas en la oficina corporativa y la recogida de datos de llamadas de las diez sucursales, XYZ puede realizar un seguimiento de las llamadas efectuadas o recibidas por cualquier empleado. El vicepresidente de ventas puede configurar un informe de contabilidad de llamadas para resumir la actividad de llamadas de salida para cada lugar y luego tener este informe de forma automática por correo electrónico a él al principio de cada mes. El gerente de la sucursal de ventas puede ayudar a mejorar la productividad de los empleados mediante la comparación de cada vendedor en contra del grupo o en contra de el de mejor desempeño. Se puede ver en los indicadores clave, tales como el número de llamadas realizadas, la duración media de las llamadas y los ingresos por ventas promedio por llamada. Los informes de detalle y resumen puede ser programado para ejecutarse a diario o semanalmente, si es necesario.

Además, mediante la creación de la estructura organizativa de la empresa, el director financiero puede asignar rápidamente los gastos de telecomunicaciones para cada rama individual y dentro de cada rama. Informes del Departamento y la rama puede ser automáticamente enviado por correo electrónico a cada gerente de la sucursal, por lo que el proceso de esfuerzo. El controlador de Poder local también puede asignar fácilmente los gastos por departamento y / o empleado. Llame al software de contabilidad también permite a los administradores para establecer gravámenes aduaneros generales y las marcas o recargos para garantizar que los clientes se precisa que se le cobra el tiempo de teléfono. Al asociar a cada número de teléfono del cliente con un código de cuenta, no sólo los clientes serán facturados correctamente, pero cuenta los informes pueden ser generados de forma automática, por lo tanto la reducción de costes y la creación de más ingresos.

Y, por último, el administrador de TI puede utilizar el software de contabilidad llamar a optimizar su red telefónica. Informes del tronco, informes de excepción, alarmas personalizadas y auditoría en tiempo real le ayudará a reducir el abuso de teléfono y eliminar el fraude telefónico. Informes mensuales automáticos seguramente hará su trabajo más fácil.

Resumen de los beneficios de contabilidad de llamadas

Las grandes organizaciones y empresas de todo tamaño, puede utilizar el software de contabilidad de llamadas para mejorar la productividad de los empleados, cobrar por el uso del teléfono, y optimizar el rendimiento de la red telefónica. Los siguientes son sólo algunas de las muchas ventajas proporcionadas por el software de contabilidad de llamadas:

o Recoger datos de las llamadas desde ubicaciones únicas o múltiples y / o PBX;

o empleado del monitor del teléfono la actividad;

o Seguimiento de llamadas entrantes / salientes llamadas telefónicas;

o Identificar el abuso de teléfono y el fraude telefónico;

o de carga o de facturar a los clientes por el tiempo de teléfono;

o Identificar amenazar o acosar a personas que llaman;

o alertar al personal cuando las llamadas de emergencia (911) se hacen;

o programa diario, los informes semanales o mensuales;

o por correo electrónico a los directores de los distintos informes diferentes;

o Asignar los gastos de telecomunicaciones por departamento, división o código de cuenta;

o Monitor de actividad de los empleados en todos los departamentos;

o Establecer los controles internos para cumplir con las regulaciones gubernamentales.

Conclusión

Como se ha visto con la Corporación XYZ, llame al software de contabilidad puede ser utilizado para múltiples propósitos en múltiples niveles de una organización. Los informes específicos y relevantes puede ser programado para ejecutarse en un diario, semanal, mensual, o durante un período de tiempo personalizado. Estos informes detallados o resumidos puede ser automáticamente enviado por correo electrónico a los gerentes que necesitan la información en el momento exacto en que se necesita la información. Además, el WIN-SENTIDO 32 módulo de informes se puede instalar en el ordenador de un gerente para el acceso ilimitado a todos los informes y la información.

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