Herramientas de administración de eventos de software para gestionar y planificar eventos

Posted by admin on December 17, 2012

Una encuesta reciente realizada por un proveedor líder de software de gestión de eventos le preguntó administradores de eventos basados ​​en el Reino Unido lo que era su herramienta preferida para la gestión y la planificación de sus eventos. La herramienta más común fue, de lejos el software de gestión de eventos con el 67% de los votos. Segunda venida y el tercero fueron las hojas de cálculo y ‘otros’, respectivamente.

Las hojas de cálculo son una forma probada de gestión de eventos – que puede realizar un seguimiento de los presupuestos, los recursos del monitor y puede ser una forma efectiva de crear y gestionar listas. El principal beneficio de las hojas de cálculo como una herramienta de gestión de eventos es el bajo costo asociado con ellos. La mayoría de los administradores de eventos tienen acceso a hojas de cálculo y que son un formato de documento ampliamente aceptada.

Sin embargo, hay un gran número de inconvenientes si los administradores de eventos decide utilizar hojas de cálculo como su principal herramienta de gestión de eventos. Problemas más comunes incluyen:

Bajo rendimiento: El uso de hojas de cálculo no es un método muy eficaz de gestionar todos los aspectos de un evento. Es probable que los administradores de eventos va a utilizar muchas hojas de cálculo diferentes, todos ellos con decenas de pestañas, con una gran cantidad de datos. Gestión de todos estos datos en hojas de cálculo puede ser confuso para un extraño, y requiere mucho tiempo para todos los usuarios.

Los datos perdidos: Las hojas de cálculo son tan seguros como el servidor / sistema en el que sentarse. Si se mantienen en un disco duro de la computadora, existe el riesgo de que todos los datos se perderán si algo le pasa a ese equipo de sobremesa o portátil. Las hojas de cálculo también son propensos a la congelación / estancamiento y menos que el gestor de eventos está acostumbrado a ahorrar en forma regular, hay un alto riesgo de que los datos y el trabajo se perderá.

Dificultad para mantener los datos hasta la fecha: Muchos eventos tienen los gerentes de eventos múltiples, todas ellas con las mismas hojas de cálculo para organizar y planificar diversas áreas. Los problemas surgen cuando los administradores actualizar las hojas de cálculo sin informar a los gerentes otro evento que la hoja de cálculo ha cambiado. Si los administradores de eventos llevar una copia de la hoja de cálculo maestra y trabajar en eso, el maestro pronto se convierte en obsoleto. También hay problemas cuando más de un evento pesebre necesita para acceder a la hoja de cálculo, al mismo tiempo. Sólo una copia editable se puede abrir, haciendo que los demás a ser ‘sólo lectura’ – la eliminación de la posibilidad de realizar actualizaciones.

Es difícil crear informes para medir el éxito: Una parte clave de la gestión de eventos es la capacidad de analizar el éxito del evento. Es vital tener la capacidad de entender lo que hace que un determinado evento exitoso y lo que tiene que ser medido con el fin de analizar el rendimiento del evento. Uso de hojas de cálculo hace de esta una tarea difícil. Aunque la creación de gráficos y tablas puede ser fácil en hojas de cálculo, la fusión y la clasificación de los datos puede ser una tarea extremadamente complicada y consume tiempo. Es muy frecuente que cuando se utilizan hojas de cálculo, la actividad de la medición del desempeño caso es olvidado o desestimado.

La falta de información de gestión: Al igual que la dificultad en la creación de informes para analizar el rendimiento, también hay una falta de información sobre la gestión en general. Para las empresas la organización de eventos muchos años es importante para poder tener una idea clara de estos acontecimientos en su conjunto, el número de delegados, la comprensión de los presupuestos y los demás KPI a través de todos los eventos puede ayudar a la estrategia de la forma de eventos en el futuro.

Estos problemas crean demasiados problemas para las organizaciones con muchos eventos a lo previsto. Por esta razón, los administradores de numerosos eventos se están convirtiendo hacia el software profesional de gestión de eventos para ayudar a manejar sus eventos. Estas soluciones de software han sido diseñados específicamente para la industria de gestión de eventos y contienen una serie de gran amplitud, pero fácil de usar. Las características comunes incluyen:

Integración Web: la integración Seemless con su sitio web ofrece a los delegados la más suave, el viaje más seguro y le asegura que mantenerse dentro de sus directrices de la marca corporativa

Registro en línea: Creación de formularios en línea completamente personalizable reserva en su propio sitio web, la captura de la información más relevante de sus delegados

Procesamiento de Pagos en línea: Permita que sus delegados para pagar en línea en un ambiente seguro

Gestión de la invitación: Asegúrese de que está dirigida a los delegados perspectiva correcta con una herramienta de gestión integrada de la invitación

Email Marketing: Herramienta de marketing por correo electrónico potente, integrado y totalmente funcional para enviar campañas de correo electrónico altamente orientados a los delegados y las perspectivas

Producción Identificador: Ahorre tiempo mediante la producción de tarjetas personalizadas de forma rápida y eficaz

Gestión de recursos: una gestión sencilla de todos sus recursos, aunque el calendario completo

Informes y Análisis Integrado: Asegúrese de que puede determinar el verdadero ROI de sus eventos a través de una información de gran alcance y una suite de análisis – de forma rápida y sencilla navegar por las distintas los datos del evento en cuestión de segundos

Encuesta del evento: Crear encuestas integradas, personalizadas y automatizadas para la gestión de información eficaz.

Evento herramientas de software de gestión también tienen la ventaja de los métodos de implementación múltiples. Muchas empresas eligen opciones como el Software como Servicio (SaaS) o de alojamiento para mantener los costos internos de TI y de participación de abajo. Por otra parte las empresas todavía pueden adquirir los sistemas de pura y simple, pero aún así obtener los beneficios de soporte de largo plazo, en curso.

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