Gestión Electrónica de Documentos – Siete fundamentos que nunca debe ser comprometida

Posted by admin on December 29, 2012

La administración de contenido empresarial es tan importante para la viabilidad de una organización como el suministro de una gestión de los alimentos es el sustento humano. En ambos casos, haciendo caso omiso de los fundamentos puede tener consecuencias nefastas.

Maslow nos mostró que las necesidades humanas básicas deben cumplirse antes de que podamos concentrarnos en el cumplimiento de nuestro potencial individual. Para prosperar y crecer, necesitamos un acceso seguro a alimentos de calidad que sea seguro. No vamos a tolerar los sellos de deterioro, producto rotos, o alimentos con fechas vencidas. Las tiendas con estanterías vacías frustrante o difíciles de encontrar bienes de perder nuestro negocio.

¿No deberíamos exigir los mismos estándares para los documentos críticos para el negocio, ya que son la base de nuestro conocimiento del negocio y las relaciones? Los documentos deben ser legibles, precisos, y prueba de manipulaciones. Los empleados deben ser capaces de encontrar la información pertinente a las tareas asignadas con rapidez, sin vadear a través de material irrelevante.

El crecimiento exponencial de contenido de negocios digitales – incluyendo email1 – hace centralización y organización vital. Si estás buscando una gestión electrónica de documentos (EDM) de solución, que debe construirse sobre una base sólida. Ya sea que usted está implementando por primera vez o la sustitución de entretenimiento, poner en peligro los fundamentos puede dar lugar a implementaciones de exasperantes y los resultados decepcionantes. Asegúrese de que su sistema de direcciones:

1. Facilidad de uso – Incluso las mejores opciones pueden fallar si son un reto para su uso. Los empleados, especialmente los trabajadores que no han adoptado la gestión de documentos digitales, se benefician de los sistemas que los guían a través de cada paso de capturar, indexar, acceder y manejar información. Para garantizar la facilidad de adopción, pregunte:

¿El software tiene una interfaz de usuario amigable con los espacios de trabajo personalizables que maximizar la productividad individual?

¿Es el software basado en navegador para que los empleados puedan acceder al trabajo y la información de forma segura a través de Internet, de forma remota?

¿Hay inicio de sesión único para todas las funcionalidades que los usuarios no tienen que mantener el registro en o recordar varias contraseñas?

¿Hay fácil de entender, información sobre herramientas y funciones de ayuda para guiar al usuario en cada paso del camino, ya que escanear, indexar, buscar y trabajar con los archivos digitales?

¿Hay guías de usuarios en línea accesible para ayudar a minimizar el soporte técnico?

¿Son las herramientas de integración de servicios web disponibles para añadir detrás de las escenas de la funcionalidad de las aplicaciones de software empleados utilizan a diario?

¿El proveedor ofrece adecuada formación del usuario final?

2. Seguridad – Los riesgos de seguridad relacionados con los cambios normativos, políticas pobres o comunicado de manera inconsistente, y los empleados en situación de riesgo se minimizan con EDM. Software configurable que le permite actualizar los permisos de los reglamentos o las políticas de cambio, sabiendo que se hará cumplir de inmediato.

Asignación de roles de trabajo nuevos o responsabilidades pueden desencadenar las autorizaciones modificadas para las personas que solicitan para buscar, acceder, visualizar, anotar, editar, aprobar, firmar, o interactuar con los archivos.

EDM elimina el riesgo de la seguridad comprometida en impresoras comunes, salas de reuniones y reuniones fuera de sitio. También protege a las empresas de los trabajadores que no distinguen entre información pública y confidencial. De momento los documentos se escanean (o importados de herencia o el software de línea ofbusiness), basado en el permiso de acceso garantiza que sólo están disponibles para personal autorizado.

3. El contenido de búsqueda – 2008 las estadísticas muestran las organizaciones pierden un 7,5% de sus documentos, un 3% adicional son misfiled.1 Como documentación electrónica crece el riesgo no ha disminuido, ya que los documentos digitales tienen el doble de probabilidades de ser administrado como el papel records.2 Sin embargo, con EDM, la figura de la pérdida puede y debe ser una pérdida cero por ciento. El escaneo o importar archivos en EDM en el punto de recepción o la creación, y la indexación de documentos a fondo con los criterios de clasificación a los usuarios entender, simplifica enormemente la búsqueda.

Búsqueda con éxito depende de la indexación lógica, completa y coherente:

¿Hay personalizables menús desplegables para realizar la indexación fácil y consistente?

Son plantillas personalizables de búsqueda disponibles para estandarizar la metodología de búsqueda dentro de nuestra organización y que sea más fácil encontrar los documentos en un instante?

¿Está de texto completo y / o las opciones de búsqueda empresarial incluido para maximizar el rendimiento?

Hable con los clientes potenciales vendedores. Si el software EDM funciona bien, los clientes deben comprobar un excelente rendimiento en la localización de la información rápidamente. Los documentos digitales son sólo una mejora cuando se pueden encontrar con rapidez por personas autorizadas, siempre que sea necesario. La pérdida de archivos ocasional no es aceptable.

4. Escalabilidad para las necesidades actuales y futuras – a sus necesidades actuales pueden ser diferentes en un año o dos. Las organizaciones que se convierten en la gestión de documentos digitales son cada vez más tratando de superar las diferencias en el contenido de los datos entre múltiples empresas areas.3 Tal vez su mayor necesidad hoy en día está en las cuentas por cobrar o de recursos humanos, pero el mayor retorno de la inversión a largo plazo surge cuando puede aprovechar EDM y el la información almacenada dentro de ella en toda su empresa, dondequiera que sea útil. Pregúntate a ti mismo:

Qué tipo de información se repiten en varios sistemas a través de nuestra empresa? ¿Qué información se puede reutilizar?

¿Cuánto crecemos en 3 años? 5? 10? ¿El sistema de EDM ser suficiente para nuestras necesidades?

¿Cuáles son las capacidades del proveedor de integración? ¿Son los servicios profesionales disponibles, o debemos luchar solos?

5. Retención de documentos / registros de las necesidades de gestión – Cuando las regulaciones requieren que los archivos que se le mantenga, pero que ya no son necesarios para la actividad diaria, se deben almacenar por separado. El riesgo aumenta si la documentación requerida no se encuentra en la demanda y también cuando los archivos confidenciales no se destruyen en la fecha prevista. Por lo general almacenada en zonas menos accesibles, la recuperación de documentos archivados en papel es engorroso y costoso. Mediante el uso de la información sobre la retención de cada tipo de documento, EDM puede programar caso, la migración de purga, o la destrucción de archivos. Permitir el acceso de escritorio a largo plazo de los archivos que aún están sujetos a la retirada y eliminación de documentos irrelevantes de almacenamiento actual hace que la búsqueda más fácil y más eficiente. Asegúrese de que sus necesidades de retención se abordan.

6. Almacenamiento de correo electrónico – Un extenso estudio de 2009 indica que las empresas se están centrando cada vez más en el correo electrónico management.4 También revela las prácticas empresariales actuales son bastante arriesgado. Sólo el 19% de las empresas encuestadas captura de correos electrónicos importantes de un sistema de gestión de contenido o un sistema de gestión del correo electrónico, mensajes de correo electrónico casi la mitad de las tiendas en que no se compartan las carpetas personales de Outlook.

Gestión del correo electrónico insuficiente obstaculiza gravemente la productividad cuando los empleados se marchan y la información vital se encuentra atrapada en las carpetas personales de Outlook. Información crítica del negocio enterrados en mensajes y archivos adjuntos que no pueden ser ubicados en los compuestos de la demanda de riesgo de las empresas, sobre todo porque los datos almacenados electrónicamente (ESI) es ahora legalmente reconocible como evidencia. Asegúrese de que su solución incluye un componente de gestión de correo electrónico que suficientemente índices, archivos, registros y mensajes y archivos adjuntos. Teniendo en cuenta la cantidad de negocios que se realizan a través de correo electrónico, es crucial.

7. Facilidad de administración y soporte – La migración a los documentos electrónicos es una tarea muy importante para el personal de TI. No es sólo un proyecto de una vez y hecho:

Las jerarquías cambian, los empleados van y vienen. Normas de acceso a archivos se debe ajustar.

Las nuevas regulaciones y modificado requieren actualizaciones del sistema para que las reglas se hacen cumplir.

Integraciones de EDM con la línea de negocio y el software de legado requieren apoyo.

La nueva funcionalidad se puede añadir como su organización crece, sino que debe ser gestionado.

¿Usted ha considerado:

Administración centralizada de EDM simplifica la gestión de manera significativa para los administradores de sistemas? En lugar de requerir varias actualizaciones cada vez que se realizan los cambios, cada actualización es efectiva para todos los componentes de una suite. Esto permite rápidas implementaciones y actualizaciones del proyecto, simplifica los cambios, y acelera el retorno de la inversión.

Si el software es fácil de usar? La información sobre herramientas y útiles guías en línea que permite reducir los costes de auto-servicio de apoyo.

Navegador basado en EDM que permite al administrador de acceder a su sistema y prestar apoyo de forma remota, ya que se necesita? Evite costosas esperas y el tiempo de inactividad.

Contenido de calidad, oportuna, en todo momento.

A medida que la búsqueda de un sistema de EDM para satisfacer las necesidades diarias de negocios, no se conforman con cualquier cosa que podría poner en peligro la integridad y facilidad de uso de su información. Asegúrese de que sus trabajadores tengan acceso inmediato y apropiado al contenido seguro, preciso, realizar búsquedas, y manejable y un sistema que es fácil de administrar en el largo plazo. Vas a estar a punto de elevarse por encima de sus retos diarios, lista para enfocarse en alcanzar su potencial.

Un relleno sanitario Digital: 10 Datos breves sobre gestión de documentos

2 2009 Ver Industria AIIM, gestión de documentos electrónicos: Still Playing para ponerse al día con el papel

3 Mark Brousseau, más crecimiento por delante de la tecnología de gestión de documentos, septiembre / octubre de 2009 de la revista de hoy TAWPI ® de la revista

4 gestión de correo electrónico, © AIIM 2009, http://www.aiim.org

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