Gestión Electrónica de Documentos (EDM) – Pasos hacia una mejor flujo de trabajo

Posted by admin on September 16, 2012

El correo electrónico ha revolucionado la comunicación empresarial, mientras que la informatización, en general, ha definido una nueva era en la gestión de la información.

Con la revolución de correo electrónico y la informatización en general, las comunicaciones empresariales han experimentado grandes cambios en los últimos años. Los métodos tradicionales de comunicación corporativa, tales como correo electrónico, mensajería, fax y teléfono, incluso se han degradado en términos de importancia para las comunicaciones empresariales del día a día.

Pero con los cambios se han producido algunos nuevos desafíos. Dos en particular, están en la cima de la lista de dolores de cabeza para la mayoría de las organizaciones. En primer lugar, el problema de la sobrecarga de correo electrónico, y la forma de presentar y distribuir toda la documentación adjunta que se acumula. Y en segundo lugar, la continua necesidad de gestionar los documentos electrónicos generados por lo tanto, la tradición y la más documentos en papel que todavía son parte del flujo de trabajo empresarial.

Problemas de flujo de trabajo: un ejemplo

Para resolver el primer problema, muchos sistemas de software han sido desarrolladas para la gestión de correo electrónico. Sin embargo, éstos no necesariamente resolver el segundo problema, y, al mismo tiempo, se pierden la oportunidad de atacar ambos problemas con una solución de software en general. Considere esta situación ejemplo. La factura llega en el correo regular y es presentada por el departamento de contabilidad comprado. Al mismo tiempo, un email de confirmación llega al iniciador de compra que indica que la factura ha sido enviada. Esto se copia en el departamento de cuentas a través de la red interna. El departamento de contabilidad puede responder a este acuse de recibo, pero fundamentalmente no está conectada electrónicamente a los detalles de la factura. Así, más adelante, si surge una consulta, un sistema de gestión de correo electrónico será capaz de recuperar el correo electrónico, pero la factura va a tomar más caza a través de otros archivos. De este modo tiempo y dinero se pierde innecesariamente en la búsqueda de información relacionada almacenada en diferentes formas y formatos.

Electronic soluciones de gestión de documentos

Para muchas empresas la solución se encuentra en el uso de gestión de documentos electrónicos (EDM). EDM es un sistema de almacenamiento de alto nivel que se acumula, los índices y almacena la información en todas sus formas, incluyendo correo electrónico, por supuesto – y que por lo tanto puede ser fácilmente buscado y auditados por cada miembro del personal a la que sea pertinente. Un sistema integrado, organizado sistema de gestión electrónica de documentos se asegura un negocio es el almacenamiento y la protección de la información importante y el conocimiento que componen los activos intelectuales e intangibles de la empresa. Adicionalmente y de manera crucial, asegura una empresa cumpla con los requisitos legales para el almacenamiento y recuperación de la información que en algunos casos es necesario que se prolonga por muchos años.

Cosas que buscar en un sistema de EDM

El mejor consejo para empezar, es asegurar que el sistema EDM puede gestionar todo tipo de documento, no sólo de correo electrónico. Esto incluye documentos en papel y así como los formatos electrónicos, por ejemplo registros de diario, fax, e informes escritos. También, por supuesto, los formatos de vídeo y audio son a menudo parte de la base de conocimientos de una empresa, y deben ser incluidos.

El sistema también debe ser capaz de permitir la edición y modificación (contraseña protegida) de los documentos desde dentro del sistema. Los creadores de los documentos podría estar utilizando su particular aplicación front-end, pero en el documento elaborado se comparte, debe ser modificable a través de la EDM.

El sistema debe permitir el acceso a los registros de acuerdo a un conjunto ordenado de normas y directrices que se establezcan en el sistema de EDM, con una pista de auditoría correspondiente a garantizar la seguridad y la rendición de cuentas en todo momento.

¿Cómo EDM funciona?

Trabajan mediante el escaneo de documentos en un sistema en el que se indexan automáticamente y enviar electrónicamente, por lo que los documentos se puede recordar al instante mediante la búsqueda de palabras clave. Los sistemas pueden trabajar conjuntamente en el software existente, como los paquetes de contabilidad y bases de datos de contacto, por lo que la producción de varios sistemas diferentes pueden ser presentadas electrónicamente en el total de un meta-sistema.

¿Cómo elegir un sistema de gestión electrónica de documentos

Una de las primeras cosas que debe buscar es un sistema de gestión electrónica de documentos que es muy fácil de usar. Debe ser fácil de instalar en una red, y estar en funcionamiento en cuestión de días. Preste atención a la interfaz de usuario – los mejores sistemas han invertido enormemente en estos, para garantizar que el personal se requiere una formación mínima para utilizar el sistema. El acceso remoto a los documentos también deben ser exploradas – la búsqueda de documentos mientras está en movimiento debe ser sencillo.

Por último, los beneficios

Los beneficios del hombre en una instalación de EDM se mejora la productividad, el trabajo en equipo mejor y las relaciones de trabajo. El personal se acostumbre a compartir el conocimiento y los documentos para el beneficio de todos. Menos de papel en la oficina del medio ambiente tiene sentido, sin copias en papel el espacio que consumen para encontrar espacio para. En resumen, todos los datos se convierte en disponible al instante con sólo pulsar un botón, que ofrece la tranquilidad de que los procedimientos de la empresa se puede seguir en detalle, y la respuesta a los controles regulatorios pueden ser accionados el momento en que se requieren.

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