Gestión de Proyectos de Software o Excel – una evaluación

Posted by admin on October 26, 2012

“Yo no podía prescindir de Excel!” Esto es algo que escuchó de nuevo cuando se ejecuta el proyecto cursos de software de gestión para los administradores de la cuenta. Las hojas de cálculo se utilizan para el cálculo de presupuestos, costos de grabación y de ingresos, el cálculo de rentabilidad mediante la comparación de ambos y mucho más. Incluso los documentos de los clientes que se enfrentan, tales como presupuestos y facturas de venta son a menudo preparado en hojas de cálculo en lugar de aplicaciones de procesamiento de texto poniendo al día con la reducción de las funciones de DTP en favor de las nuevas características añadidas matemáticas.

Una hoja de cálculo tiene sus ventajas indiscutibles:

– Se puede trabajar en él sin estar conectado a una base de datos o un servidor
– Que pueden ser fácilmente convertidos o integrados en archivos de Word de procesamiento, presentación o internet
– Es fácil enlazar archivos externos a ella
– XLS-formatos son ampliamente compatibles, incluso para aplicaciones de código abierto
– El usuario tiene total flexibilidad para agregar funciones, texto y gráficos en él

Exactamente esos puntos parecen estar ausentes de un sistema integrado de gestión de proyectos:

– Necesita estar conectado a una base de datos
– Otras aplicaciones que no puede insertar fácilmente la información de la base de datos
– No hay flexibles vinculación de otras aplicaciones en la base de datos
– La compatibilidad de base de datos está restringido al uso de la misma aplicación o lenguaje de aplicación
– Cambios por parte del usuario a la forma en que el programa en sí funciona se limitan

Cuando las organizaciones de introducir un proyecto de software de gestión integrada de uno de los obstáculos más importantes a tomar en la obtención de la aceptación del usuario es por lo tanto, convencer a los usuarios que este software no se puede comparar a un programa de hoja de cálculo, se trata de un hervidor de agua completamente diferente de los peces.

Sin embargo, las áreas aparentes débiles de los sistemas de gestión de proyectos son, de hecho, sus mayores fortalezas:

– Ya que todos los usuarios trabajan en una base de datos, no hay tiempo de retraso en el intercambio de información y esta información está siempre actualizada. Este desafío se refiere a la descrita por los asistentes a los cursos de formación de encontrar las últimas cifras y saber si estas cifras siguen siendo correctas, cuando las hojas de cálculo se sientan en los discos duros locales o en las carpetas de servidores diferentes.
– Debido a los sistemas integrados de gestión de proyectos tienen que producir formularios e informes que cumplen con las normas de auditoría, estos informes son a prueba de manipulación de documentos listos y seguro para ser enviados a los clientes o proveedores. (Por el lado de los informes de trabajo por lo general hay maneras sencillas para obtener datos en formatos de hojas de cálculo legibles que luego pueden ser procesados ​​más.)
– Ya que los datos tendrán que ser introducidos en el software de gestión de proyectos en lugar de automáticamente vinculados a ella desde archivos externos, hay un nivel adicional de verificación de datos.
– Desde el punto de vista de auditoría de la falta de puertas traseras en la base de datos con otras aplicaciones que el software integrado aumenta la seguridad de los datos de la empresa
– Debido a que los cálculos son parte del programa, no hay peligro de errores del usuario. (En varias ocasiones, cuando como parte de cursos de formación presupuestos o facturas fueron introducidos en un sistema de gestión del proyecto para reflejar la información generada y mantenida hasta la fecha en una hoja de cálculo, los totales no estaba de acuerdo y el primer sospechoso era, por supuesto, el nuevo software. Sólo cuando utilizando una calculadora de doble control de la información que resultó ser la derecha y los documentos originales o archivos xls con fórmulas erróneas o enlaces rotos, que nadie había notado antes.)

La mayor ventaja es, por supuesto que no hay ningún paso adicional necesaria para obtener los datos en un sistema financiero si el software integrado de gestión de proyectos se utiliza.

Así, el currículo del título no tiene que ser “Gestión de Proyectos de Software o Excel”, pero “Software de Gestión de Proyectos con fines de gestión de proyectos y Excel para hojas de cálculo con fines”, donde cada uno es el mejor pulgadas

* O un sistema de hoja de cálculo equivalente, tal como “Calc”.

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