El mantenimiento de la factura en papel por la factura de la Pequeña Empresa

Posted by admin on May 30, 2012

En todos los negocios ya sea grande o pequeño el proceso de cuenta diferente para manejar el pago de facturas y las facturas son casi lo mismo. Este proceso cuenta es de dos tipos: la cuenta por pagar y cuenta receptora. Dado que estos negocios cuenta con procesos de flujo de efectivo por lo que debe ser manejar con cuidado. En esta generación Y hay varias tecnologías como el pago de facturas en línea, la facturación electrónica que ayuda a elimina el papeleo tedioso. Pero en la práctica hasta hoy ha ayudado, pero no puede quitar el trabajo fully.Even el periódico de hoy el 80% de la factura viene en papel en la pequeña empresa “, dice el informe de Aberdeen Group de investigación.

Manejo de papel ataque en departamentos de contabilidad

Las diferentes empresas, como Kofax, ReadSoft, AnyDoc y los datos de Abbyy desarrollado soluciones de captura para la conversión de todas las facturas en papel, cheques, facturas y otros documentos en los datos enviados a la contabilidad o ERP. Las grandes compañías están utilizando este software para aumentar la eficiencia del departamento de cuenta y tienen éxito en ella. Ellos han hecho el aumento de productividad en el departamento de contabilidad.

Sin embargo, la empresa pequeña no puede utilizar este software. En su lugar, hacer el máximo de trabajo de forma manual. Ellos usan sólo software para escanear su documento que contiene los documentos de las cuentas. Esto no es una solución costo-efectiva.

Razón por la cual las pequeñas empresas no están utilizando la cuenta automática de software de captura de datos
La razón más importante es el costo de este software es alta. Tan firme de la pequeña empresa no puede soportarlo. No sólo compran este software, pero hay que tener también el costo de:

1 .. Licencias Cuota para el software (o de usuario basada en el acceso basado en la CPU)

2. Actualización de hardware para instalar el software

3. Formación para sus empleados

4. Software de soporte y mantenimiento

Este software puede no ser adecuado para la interfaz utilizada por usted. A continuación, una vez más que cambiar la interfaz para adaptarla a la de software.

Proyecto de ley de facturas, cheques viene en diferentes tamaños y formas. Los documentos importantes como el nombre del cliente, dirección, las cantidades están escritos en diferentes lugares en los documentos en papel. Ahora bien, si los documentos en papel contiene notas escritas a mano, entonces puede crear problemas para el software, ya que no puede analizar los datos correctamente. Los vendedores todavía abrazado las tecnologías OCR e ICR en sus productos para capturar los datos de la cuenta con precisión de las imágenes escaneadas. Así que hay un largo camino por recorrer para eliminar la entrada manual.

La solución para las pequeñas empresas para mejorar su proceso de cuenta diferente.

La pequeña empresa debe utilizar en alta mar para los procesos de externalización de proveedores de cuentas diferentes. Pueden utilizar su infraestructura existente para enviar los datos de forma segura a través de Internet a la ubicación en alta mar para llegar proceso por el proveedor extranjero. Para más detalles lea Cybelink seguro BPO.

Uso de un proveedor extranjero no va a cambiar el proceso de gestión en el departamento de contabilidad de la pequeña empresa. Sólo el cambio es por las imágenes escaneadas se convierte en el software de contabilidad o ERP.

Después de recibir las imágenes escaneadas, las siguientes son las tareas típicas realizadas por el

proveedor extranjero.

o 1. El uso de procesos automatizados y manuales para extraer todos los datos como número de factura, fecha de la factura, número de cheque y de las imágenes.

o 2. Actualización de hardware para instalar el software

o 3. Introduzca los datos extraídos a la pequeña empresa de software de cuentas

o 4. Realizar otras operaciones de contabilidad, como pago de las facturas preparar proyecto de ley, y Impresión de cheques en la cuenta de software de negocios pequeños.

o 5. Exportar el trabajo desde el software de contabilidad en un archivo.

o 6. Enviar el archivo a la pequeña empresa para importar en su software de contabilidad para su verificación.

Después de recibir los archivos terminados del proveedor offshore, las empresas de pequeñas empresas pueden importar en su contabilidad o sistemas de ERP para la verificación y continuar con su procesamiento.

Costo de documento en papel se reduce en un 50% si esta deslocalización se hace. Las pequeñas empresas necesitan para superar los problemas de seguridad en alta mar como en alta mar y la externalización de los problemas culturales. Pero por el manejo cuidadoso de sus respectivos negocios en proveedores de alta mar de los pequeños pueden obtener la reducción de costes y la eficiencia operativa en sus cuentas por pagar y cuentas por cobrar de operaciones.

Categories: Software

Comments are closed.