Digitalización de documentos y sistemas de gestión – Una revisión

Posted by admin on August 27, 2012

Sistemas de gestión de documentos permiten a las empresas almacenar y buscar los documentos digitales, ya sea que se escanean imágenes o documentos de MS Office, archivos PDF o dibujos CAD. Algunos tienen una interfaz basada en web que permitirá ver archivos en línea, mientras que otros tienen una aplicación cliente instalada para mejorar la velocidad y funcionalidad. Todas estas soluciones requieren una base de datos central y el servidor de almacenamiento para guardar los archivos e información de índice que se utiliza para la búsqueda.

Estos sistemas de gestión de documentos requieren unos pocos días en la planificación, instalación, configuración y capacitación. Esto es definitivamente un tiempo bien empleado, lo que garantiza que una aplicación correcta y óptima desde el comienzo va a revolucionar la forma en que cualquier compañía trabaja con sus registros.

Esta revisión destaca una serie de digitalización de documentos de propiedad y software de gestión documental, con las funciones principales que ofrecen.

Sistemas para almacenar documentos, búsqueda y Vista

PaperVision por DigiTech y ViewWise CompuThink, tanto proporcionan todas las funciones, HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) sistemas de gestión de documentos. Ambos sistemas pueden crecer con las necesidades de la empresa, y son lo suficientemente asequible para las pequeñas empresas lo suficientemente potente para las grandes corporaciones también. Cada uno ofrece algunos beneficios que el otro no.

Para tomar PaperVision primero: esta suite de software incluye una aplicación personalizada para la búsqueda y visualización, así como una interfaz web. PaperVision también tiene módulos de flujo de trabajo y el informe de gestión que impulsan un retorno de la inversión al permitir la automatización de los procesos de documentos y la eliminación de formas pre-impresas.

Una versión “lite” llamado PaperVision XPress ofrece una interfaz de búsqueda similar a la Empresa PaperVision, pero viene en un menor costo, sin la escalabilidad adicional de seguridad, y las opciones.

El otro con todas las funciones en el sistema interno aparece aquí es ViewWise. Este sistema es único, ya que está basado en Java y puede ejecutarse en Windows / SQL Server, así como los sistemas de Novell, UNIX y Linux y los servidores de bases de datos Oracle. ViewWise también tiene varias diferencias clave en el diseño de su interfaz de usuario que muchos usuarios prefieren. Esto incluye una vista de carpeta para los documentos de navegación.

Por un costo simple, de bajo de barrido frontal para estos almacenamiento de documentos y sistemas de recuperación, un producto interesante es SimpleIndex – que complementa tanto. SimpleIndex está diseñado para interactuar directamente con tanto PaperVision y ViewWise, y así proporciona una solución sencilla y de bajo costo de exploración automática para el usuario.

De hecho, SimpleIndex también incluye su propia aplicación de bajo costo búsqueda y visualización que se puede utilizar para las tareas básicas de administración de documentos, y así SimpleIndex se puede utilizar como un sistema de gestión de documentos independiente, o añadido para permitir la búsqueda y visualización de documentos en otro estaciones de trabajo.

Otro de los productos de gestión de documentos es DocuLex WebSearch. Este sistema es diferente, ya que automáticamente puede indexar todos los documentos de contenido de la carpeta, similar a la forma en que Google Desktop funciona. Los usuarios en red son capaces de buscar en los valores de los nombres de archivo, propiedades de archivos o contenidos del documento. Además, los usuarios pueden tener acceso a archivos a través de un sitio web – una gran ventaja para los trabajadores remotos que operan fuera de los límites del edificio de oficinas.

Hosted Web Soluciones de Gestión Documental

La elección de los productos para permitir el acceso web para el almacenamiento de documentos de búsqueda es wide.to dar acceso a los documentos a través de Internet. Un sistema es un precio razonable DocumentMall de Ricoh, que se basa en la plataforma de Documentum de EMC Enterprise Content Management.

PaperVision Digitech se ha descrito anteriormente, también proporciona una interfaz web con el servidor de gestión de documentos. Esto permite a las empresas para almacenar sus documentos para el acceso en línea. Sin embargo, una alternativa de la misma cuadra es ir por su ImageSilo dedicada solución alojada. ImageSilo tiene más características que DocumentMall de Ricoh, por lo que el costo mensual es más alto ..

DocuLex WebSearch tiene una pequeña oficina (10 usuarios) y un número ilimitado de versiones de usuario que ofrece acceso basado en web a los documentos utilizando su casa en los servidores y una interfaz de Google Desktop estilo de búsqueda.

CompuThink clientes ViewWise web también están disponibles, que le da acceso total a documentar las funciones de gestión a través de Internet. No existe una solución alojada está disponible para ViewWise.

De escaneado por lotes de importación en un Sistema de Gestión de Documentos

SimpleIndex permiten a los usuarios exportar los archivos directamente a la PaperVision y el formato ViewWise lote de importación, por medios de una interfaz de exploración 1-click y poderosa dinámica de reconocimiento óptico de caracteres para estos sistemas. Mientras tanto, PaperFlow Digitech es la interfaz de exploración recomendado para PaperVision. También él se ha incorporado en las exportaciones -, pero estos también permiten las exportaciones a casi cualquier sistema de gestión de documentos, por lo que se puede utilizar no importa cuál elijas. PaperFlow es más adecuado para la exploración multi-usuario y configuraciones de indexación, mientras que SimpleIndex es mejor para el escritorio o en escenarios distribuidos de captura.

Sistemas para el uso con las impresoras multifuncionales y copiadoras

Entre el software diseñado para su uso con la red de conexión multifuncional de impresoras y fotocopiadoras son DocuLex Goby y SimpleIndex., Además, el análisis que todo lo abarca y el sistema de almacenamiento INVU es un simple utilizar el escaneado de documentos, almacenamiento y sistema de recuperación preferido por muchos propietarios de negocios en busca de equipo para maximizar su documento de manejo de flujo de trabajo.

La arquitectura del INVU software hace que sea un gran éxito con los administradores de TI. Se integra perfectamente con los sistemas heredados, que aparece como un icono en la barra de herramientas y articulación perfectamente con paquetes complejos, como Sage o el ACT.

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