Creación de facturas y captura – las facturas en papel Creeping por la puerta trasera!

Posted by admin on September 8, 2012

Este artículo considera el verdadero costo de procesamiento de facturas en papel, analiza una variedad de alternativas de comercio electrónico y propone una solución flexible e innovador para el mundo real.

Introducción

La mayoría de las empresas corren un barco bastante ajustado. Una empresa manufacturera típica puede tener racionalizado sus gastos de personal, la reducción de los gastos generales de administración, instalar, configurar los socios de fabricación en China y tal vez comenzó a vender productos y servicios a través de Internet. Ellos han trabajado duro para mantener su competitividad y están orgullosos de sus logros … y así debe ser.

Pero, entrar a cualquier empresa, grande o pequeño, y todavía encontrará un equipo de cuentas de procesamiento de facturas en papel. Ok, algunas de las grandes organizaciones han invertido fuertemente en iniciativas de comercio electrónico, software de gestión de documentos, portales de comercio electrónico o tal vez de EDI (Electronic Data Interchange), pero cuando se profundiza un poco más todavía hay facturas de papel que se arrastran por la puerta trasera. A menudo los pequeños proveedores y clientes que crean el problema. No puede y no va a invertir miles de libras en nuevas tecnologías y procesos de negocio. Ellos no tienen el volumen, dinero en efectivo o la inclinación a hacer que funcione. Todos aceptamos que la tramitación de una factura en papel es una locura en este día y edad, pero, ¿cómo crear una estrategia para tratar con el mundo real.

El hombre pequeño
Así que aquí está el problema: necesitamos una solución de e-Business que hacer frente a nuestros principales proveedores, pero también necesitamos una solución de e-Business que hacer frente a la “hombre pequeño”, una empresa con 5 empleados que ejecutan Sage Line 50.

¿Qué hay ahí fuera?
Antes de que podamos considerar una forma de avanzar, tenemos que considerar cuáles son los métodos de facturación ya están allí. Así que vamos a considerar los pros y los contras de cada uno. La tabla a continuación no está diseñado para ser una guía definitiva, más una manera de considerar cada opción y la idoneidad de la que el “hombre pequeño”.

Enviar las facturas en papel
Costo de Enviar: Alto – por lo menos 0,5 por factura.
Costo para el proceso: alto – Todo el mundo cita figuras diferentes, pero 10 a 20 para procesar una factura no está muy lejos de la marca.
Pros y Contras: Cualquier persona puede levantar una factura en papel. Configuración sencilla con poca tecnología necesaria. Ambientalmente antipático – el papel de costos, el costo de impresión y envío. Los costes de transformación son altos y la automatización es difícil.

EDI
Costo de Enviar: baja – pero no puede haber un cargo por transacción.
Costo para el proceso: Bajo -> 1 por factura
Ventajas y desventajas: Automatizado. El uso de un estándar acordado. Algunos de instalación cuesta tanto en términos de tecnología y factor humano. En marcha los cargos.

E-mail o FTP de archivos XML
Costo de Enviar: baja – sin costo alguno de la transacción (el correo electrónico es gratis).
Costo para el proceso: Bajo -> 1 por factura.
Ventajas y desventajas: Simple para automatizar y sin costo de transacción. Alto costo de instalación, tanto en términos de tecnología y factor humano. ¿Qué esquema XML se utilizan? Puede que tenga que soportar varios esquemas.

E-mail o FTP de CSV, de texto ASCII o en otros formatos de datos estructurados
Costo de Enviar: baja sin costo de transacción (el correo electrónico es gratuito)
Costo para el proceso: Bajo -> 1 por factura
Ventajas y desventajas: Simple para automatizar y sin costo de transacción. Bajo costo de la tecnología para el remitente, pero el receptor asume los costos de procesamiento. Menos fiable que XML.

Portal Web
Costo de Enviar: Bajo.
Costo para el proceso: Bajo -> 1 por factura
Ventajas y desventajas: Configuración de una vez, el proceso puede ser automatizado y grandes volúmenes procesados ​​de forma automática. Puede ser personalizado por escrito, que incurre en una configuración de alta y cuota de mantenimiento.

Traducción de datos de la Oficina
Costo de Enviar: Baja
Costo para el proceso: Bajo -> 1 por factura
Ventajas y desventajas: Simple de instalar – alguien hace el trabajo! Normalmente hay un cargo de instalación y, a menudo una carga de transacciones pequeñas.

Vivir con el papel
Un enfoque consiste en aceptar las cosas como son y para dar cabida a las facturas en papel. En otras palabras, la captura de la información en el papel y ponerlo a disposición de su sistema de AP (Cuentas por Pagar del sistema). En los últimos años, un montón de tiempo y esfuerzo se ha invertido en la mejora de software de gestión documental y la tecnología detrás de escaneo y el software de reconocimiento. El objetivo de este software es fiable para convertir un documento en papel en texto electrónico. Este tipo de sistema combina OCR (Reconocimiento óptico de caracteres) y la lógica contextual que busca palabras clave dentro del documento y los asocia con los datos de títulos en el documento. Por ejemplo, cuando se encuentra la palabra “Fecha”, los datos más próxima a éste suele ser un campo de fecha. Con este conocimiento, usted puede suponer los formatos posibles y los valores posibles para el campo que acaba de capturar y automáticamente se puede descartar algunos posibles resultados de OCR (por ejemplo, un valor de mes no será nunca superior a 12). Mediante la combinación de tecnologías como la inteligencia artificial, múltiples motores de OCR, y la lógica contextual / difusa, estos sistemas dan mejores resultados sobre el uso de las plantillas fijas de OCR – algunos fabricantes dicen las tasas de reconocimiento de caracteres> 90%. Sin embargo, son costosos de adquirir y muchas veces complejos de instalar y perfeccionar. Muchos usan una base de conocimientos que se les debe enseñar a reconocer el tipo de facturas que recibe. No importa cuánto esfuerzo usted pasa la implementación de su software de gestión documental, ningún sistema es 100% exacto y los errores siempre se arrastran a través de todo tipo de factores: sucios, papel arrugado o roto, cambios en los diseños de las facturas o incluso fallos del escáner.

Ley de rendimientos decrecientes de OCR
Como no la gestión de documentos sistema de software le dará al 100% las tasas de reconocimiento, ¿se vuelva a comprobar todos los resultados o si usted acepta el extraño se deslizará a través de la red. Por desgracia, es la extraña deslizarse a través de la red que cuesta dinero para seguirle la pista. Tiene sentido aspirar a una tasa tan alta como sea posible el reconocimiento, pero este tipo de enfoque tiene un gran inconveniente, sigue una ley de rendimientos decrecientes de OCR. Cuanto más tiempo y dinero que dedica a tratar de mejorar el rendimiento de OCR, menor será el aumento en el reconocimiento.

Si su software de gestión documental está logrando una tasa de 80% de reconocimiento, es posible que tenga que pasar 5000 para lograr una mejora del 5%. Una vez que llegue al 90%, ese mismo 5% puede costar 50.000.

Libro = Costo
Cuando nos fijamos en los costes de creación y procesamiento de una factura en papel, uno salta cosa fuera de la página en la que – COSTO. ¿Pasa usted tiempo y dinero tratando de leer el papel, o si usted invierte su tiempo en el acaparamiento de forma electrónica, y su procesamiento a través de sus sistemas back-end con el software de gestión de documentos.
En tantos niveles, medio ambiente, la velocidad, coste y fiabilidad, el comercio electrónico es el camino a seguir.

Electrónico de Negociación – No intimidar al “hombre pequeño”?
Bueno, si se acepta algún tipo de comercio electrónico tiene sentido, ¿cómo nos conectamos con el “hombre pequeño” que no tiene la inversión en software de gestión documental? Lo que se necesita es un nuevo enfoque, uno que complementa la infraestructura existente, pero nos da más flexibilidad. Centrándose de nuevo en el “hombre pequeño”, 9 de cada 10 veces, que va a utilizar un sistema informático para crear una factura. ¿Entonces por qué se encubiertas sus datos informáticos en el papel, sólo para el receptor para convertir la factura de papel en un archivo electrónico, o por lo menos re-clave que en un sistema de AP, en el otro extremo?

Estipular, exigiendo o incluso obligar a un EDI / personalizar solución de comercio electrónico en el pequeño proveedor que no caerá bien. ¿Por qué el “el hombre pequeño” pasar por el dolor y la cara de EDI de aplicación, cuando su cliente obtiene todos los beneficios. La única vez que esta táctica funciona es si usted es un cliente muy importante, con mucha energía!

¿Hay una respuesta simple a todos ha perdido hasta ahora? No, eso no somos conscientes de! Lo que se necesita es una variedad de bajo costo, opciones de comercio electrónico.

Opciones de forma inteligente
Un socio responsable debe ofrecer una serie de opciones de comercio electrónico y un buen punto de partida es hacer lo que su proveedor puede suministrar. ¿Han invertido en software de gestión documental y de ser así, ¿qué es capaz?
• ¿Puede su proveedor de enviar cualquiera de los siguientes formatos, XML, CSV, formato EDI o de texto ASCII?
• ¿Se puede enviar una imagen de Adobe PDF de la factura?
• Si la respuesta a lo anterior es no, entonces puede valer la pena considerar una alternativa simple. Un simple y de bajo costo “cliente de captura de impresión” está disponible, que se llevará a datos de la impresora y lo convierten en un formato electrónico (de texto ASCII, por ejemplo) que luego pueden ser enviados automáticamente.
• Para los proveedores, sin un sistema informático, les proporcionará una hoja de cálculo para rellenar, que puede ser enviado por correo electrónico o tal vez un portal web / formulario HTML que puede capturar los datos de facturación.

Nuevas ideas
Si usted va a ofrecer una variedad de métodos de facturación, se necesitan las herramientas para procesar estas opciones de manera eficiente. Software de gestión de salida (por ejemplo, formiato de software http://www.formate.uk.com) es un ideal “centro de traducción de documentos” para hacer esto.

Cuando se utiliza para simple e-Commerce, el software de gestión de la producción (OMS) realiza 3 funciones principales, a saber:

1. Importación – OMS recogerá prácticamente cualquier tipo de datos sea CSV, de texto ASCII, XML, archivos de EDI, los datos en mensajes de correo electrónico, datos de páginas web o incluso hojas de cálculo XLS de MS.
2. Reconocer y validar – OMS va a leer los datos y comprobar lo que se ha recibido antes de cualquier acción futura. Los errores serán recogidos y resueltos a través de un proceso de flujo de trabajo.
3. Traducción – OMS traducirá la factura y que esté disponible para prácticamente cualquier sistema empresarial back-end (de SAP a Sage). También creará humanos copias legibles de un archivo a largo plazo, lo que automáticamente puede ser sometido a un documento de gestión de archivo de software – facturas en el Reino Unido debe mantenerse durante 7 años en materia de IVA / legislación tributaria.

Algunos proveedores sólo puede enviar una imagen de la factura en formato PDF. En este caso, la mayoría de los sistemas de OMS puede extraer el archivo PDF adjunto a un correo electrónico y enviarlo a un sistema de reconocimiento de documentos. A continuación, se puede pasar a través de un proceso de aprobación antes de archivarlos en un archivo de documentos de gestión de software (http://document-management-software.co.uk/). Para aquellos proveedores que sólo puede imprimir una factura en papel, incluso hay un cliente de bajo coste de captura que tendrá los datos de la impresora y enviar de vuelta al servidor OMS para su procesamiento.

Para las empresas que ya utilizan software EDI, la OMS puede ser usado para crear humanos copias legibles de las transacciones EDI (normalmente en formato PDF) y los almacena en un sistema de gestión de documentos. Cuando se producen errores en un proceso de EDI, la OMS es una forma ideal de recoger el error y el inicio de un procedimiento de flujo de trabajo para resolver el problema.

Categories: Software

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