Consejos vitales para compradores de programas de digitalización de documentos

Posted by admin on October 11, 2012

El requisito para ahorrar papel y controlar la gestión de documentos de flujo de trabajo y las imágenes continúa siendo impulsada por dos métodos principales: la gestión de costes a través de la eficiencia y manejar los aspectos ambientales a través de la tecnología. La necesidad es por lo tanto, continua y constante, para asegurar la correcta adquisición de software de escaneo de documentos con funciones que se ajustan al propósito. Este resumen destaca algunas consideraciones importantes a la hora de comprar este tipo de software.

Categorías de Software Digitalización de documentos

Las soluciones de digitalización de documentos de caer en uno o más de las siguientes categorías según su función. Estos son

1) Ad-hoc de escaneo de documentos individuales en archivos de computadora

2) lotes de escritorio de escaneo de documentos a los archivos de la red oa un sistema de gestión de documentos

3) exploración de alto volumen, multi-usuario de los documentos al sistema de gestión de documentos

4) la indexación automática de documentos de las impresoras multifuncionales, escáneres de red o de captura distribuida

5) Las aplicaciones que automatizan las tareas de entrada de datos mediante reconocimiento de huella de la mano y el reconocimiento dinámico de caracteres ópticos (OCR) para capturar los datos de imágenes

Exploración que incluye un software?

La clave para la mejor práctica y la digitalización de documentos más eficiente consiste en especificar como la automatización de muchas características como sea posible para eliminar la indexación manual y al mismo tiempo, hacer que todos los documentos de todo tipo de búsquedas.

Una excelente manera de lograrlo es con códigos de barras. Los códigos de barras pueden ser reconocidos con una tasa muy alta de velocidad y precisión y una mínima posibilidad de falsos positivos.

Otra forma es a través de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) que puede ser usado para leer los índices de impresión de la máquina en las imágenes digitalizadas. No es tan rápida como códigos de barras, y la tasa de reconocimiento no es tan alta, pero tiene la ventaja con documentos que no fueron diseñados con la exploración en mente.

Un eficiente diseño fácil de usar interfaz también le ahorrará tiempo en la creación, la formación del personal y el apoyo a la aplicación de escaneo de documentos. Evidentemente, el personal va a responder mejor a los cambios de patrones de trabajo con una interfaz más eficiente para su trabajo diario. Por esta razón, la experiencia del usuario debe ser una consideración primordial ..

Otras características clave del software de escaneo

Funciones y áreas que requieren atención y la comparación entre las marcas de software son:

Tipo de licencia: Es el servidor de licencias o estación de trabajo basada? ¿Existen límites de páginas mensuales se aplican?

Plataformas: En la actualidad, casi todo sistema de exploración por lotes se limita al entorno del usuario de Windows.

La capacidad de exportación: ¿Cómo se exportan los datos del índice? Las palabras clave pueden ser utilizados para organizar las imágenes en carpetas y nombres de archivos lógicos de una red, por ejemplo. Alternativamente, se pueden exportar a archivos de texto delimitados para la importación en otros sistemas de software. O, de nuevo, se puede añadir directamente a una base de datos ODBC u OLEDB.

Soporte del escáner: Casi todos los escáneres son compatibles con controladores TWAIN. En estos días, los controladores ISIS también se suministran con la mayoría de los escáneres de documentos disponibles. En tiempo real mejora de la imagen en las imágenes digitalizadas se suministra por Kofax – soporte nativo para tarjetas de procesamiento de imágenes Adrenaline.

Impresora multifuncional (MFP) se presta apoyo al procesamiento automático de imágenes de una carpeta de buzón de funcionamiento en segundo plano. Cualquier impresora multifunción en red, copiadora digital escáner o máquina de fax se pueden escanear imágenes a una carpeta de red. Estas aplicaciones procesan estas imágenes sin intervención del usuario. La práctica habitual es el uso de códigos de barras impresos portadas para indexar documentos antes de la exploración. Esto significa una mayor flexibilidad, en la que cualquier usuario puede escanear e indexar ficheros.

Apoyo Tipo de archivo: PDF es un estándar global, pero es útil para especificar tipos de archivos, y comprobar lo que está soportado por el software. Es útil saber que archivos PDF se pueden crear una capa de texto oculto que se superpone en la imagen escaneada, dejando que la búsqueda en el visualizador, seleccionar y copiar el texto OCR mientras ve la imagen. Esta función es muy deseable.

Los costos de digitalización de documentos

Todas las opciones de precios dependen por supuesto de las características opcionales seleccionados y las limitaciones del recuento de páginas, en su caso. Coste de instalación depende en gran medida el nivel de servicio deseado. Es posible que los usuarios con conocimientos para instalar y configurar la mayoría de los sistemas de software de escaneo. Sin embargo, hay muchas ventajas de contar con expertos que le guiarán en el proceso para garantizar la mayor automatización de flujo de trabajo disponibles y la eficiencia. El mayor costo en la exploración del lote es, sin duda, el proceso de indización, y la automatización adecuada es vital para obtener el máximo retorno de su inversión en software de escaneo de documentos.

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